照片是采用感光材料,利用摄影的方法记录影像的单个画面。它是档案的一种载体。

照片档案与文书档案具有共同性,它们都是在实践活动中形成的,并且有保存价值,可以起凭证和依据的作用。但照片档案又有它的特殊性,即制成材料不同和具有形象化的特点,而且又是艺术作品的一个种类。

因此,做好照片档案的收集和归档工作是档案工作中一项重要的工作。

归纳起来,照片档案就是指：国家机关、社会组织及个人在社会活动中直接形成的,有保存价值的以感光材料为载体,以影像为主要反映方式,辅以文字叙述的历史记录。

照片档案：由底片、照片和说明三部分组成。

一、照片档案的收集：

1、收集范围：

①反映单位的主要职能活动和工作成果、生产建设的照片；

②领导人或某著名人物参加的公务活动。如：中央、省、市各级领导人到到一个具体基层单位检查工作、视察、参观、合影等活动的照片；

③某单位组织的或参加的重要外事活动的照片；

④记录某单位、某地区重大事件、事故及灾害的照片；

⑤反映某地区的地理风光、风情、风俗的照片；

⑥与个人载体有密切联系的家庭照片；

⑦其他具有保存价值的照片。

2、收集时间：

①照片经过冲洗加工后，由整理人按要求整理归档；

②与其他载体档案有直接联系的照片可与其同时归档。

3、收集要求：

①收集照片档案要力求做到底片、照片、说明三部分齐全；

②收集的照片档案要做到底片与照片内容相符。

二、照片档案的分类：

根据照片反映的事件(事物)的发展规律,按其内容、属类、时间进行整理。保持它们之间的有机联系,并给每张照片附上文字说明,使观看者和利用者感到有序有次,内容明确,形象鲜明,印象深刻。

这是分类工作的最基本的要求。照片档案有底片和正片(照片)之分,不论底片还是照片都应备有文字说明材料。

(一)底片的分类方法：

底片应逐张装在半透明的光滑纸袋里,其主要分类方法有下列几种：

1、按底片的尺寸分类：

这种分类方法比较方便,可按所需要的尺寸制做出各种规格的盒子来装底片。这种方法适应于收集的照片档案材料多,各个历史时期形成不同规格的底片。

2、按底片材料分类：

如硬质片(玻璃底片)或软质片(胶片底片)分类。

3、按年度分类：

即按照片产生的不同历史时期分类。

4、按拍摄者分类：

即按照相作者分类。

5、按内容分类：

以上几种常用分类方法,具体到一个单位,应根据实际情况而选用其中一种。但是,不论采用哪一种分类方法,一定要将彩色照片的底片和黑白照片的底片分开,机密照片底片与一般照片底片分开。底片较少的单位分类不宜分得太细。

底片经分类后,可以一张或以一组有机联系的底片为一个保管单位,编一个底片号,用刻笔或用钢笔在底片右上角处写上编号。以一组底片编一个号的,其中每一张底片应在底片号后边应加上一个分号。如TJ-RW012①、012②等。TJ-RW代表天津人物照片，012是一组底片的编号,①即是这组底片中的第一张底片,②是第二张底片。底片号也是档案号。

底片目录包括：底片号、内容、拍摄者、时间、地点、底片数量,技术情况,收到日期(收进档案室)及备考表等项目。

(二)照片的整理：

照片的整理方法,一般以一个问题、人物、事物分类。从众多的照片中挑选比较有代表性,比较能反映问题,人物的活动和事物的照片。使同一类内容或同一性质事件的照片归入同一类中去,从而组成一个有机联系的体系,并保持其内在的和历史的联系,以便于查找和系统地提供利用。照片可按专题贴(装)在专用的照片簿上,分门别类地存放。分类好后的照片要编制目录,填写总说明、分说明及编目。

1、总说明

每一组有机联系的照片要编写总说明,总说明的内容包括：时间、事由、地点、人物、背景、摄影者六个要素。

①时间：事件发生或变化的时间；

②事由：照片影像所反映的事件情由；

③地点：照片中事件发生的地点；

④人物：照片上的主要人物的姓名、身份；

⑤背景：解释照片与主要有密切关系的背景；

⑥摄影者：拍摄照片的责任人姓名。

2、分说明

分说明是以每一组照片中的自然张为单元编写的简要说明,可以用表格式进行填写。

3、编目

照片分类后,按类别装(贴)入专用照片专用簿(册),并给照片编上号。编照片号可案卷内照片的顺序号。然后填写卷内目录和案卷目录。卷内目录以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录。